Việc công chứng giấy tờ hộ người khác, đặc biệt là người thân, là nhu cầu phổ biến trong cuộc sống bận rộn hiện nay. Nhiều người thắc mắc liệu có thể trực tiếp mang giấy tờ của người thân đi công chứng mà không cần bất kỳ giấy tờ ủy quyền nào không. Bài viết này sẽ làm rõ vấn đề này dựa trên các quy định pháp luật hiện hành, cung cấp ví dụ minh họa và những lời khuyên hữu ích để bạn thực hiện đúng quy trình.
>>> Xem thêm: Khám phá ngay địa chỉ uy tín của văn phòng công chứng giúp bạn an tâm giao dịch.
1. Công chứng giấy tờ hộ người khác: Quy định pháp luật và nguyên tắc chung
Theo Luật Công chứng 2014, nguyên tắc cơ bản của hoạt động công chứng là công chứng viên chỉ thực hiện công chứng khi người yêu cầu công chứng tự nguyện và trực tiếp có mặt để ký tên trước mặt công chứng viên. Điều này được quy định rõ tại khoản 1 Điều 40 Luật Công chứng 2014: “Người yêu cầu công chứng phải ký trước mặt công chứng viên…”.
Tương tự, Điều 2 Nghị định 23/2015/NĐ-CP về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký cũng quy định: “Người yêu cầu chứng thực phải ký trước mặt người thực hiện chứng thực.”
Như vậy, về nguyên tắc, bạn không thể tự ý mang giấy tờ của người thân đi công chứng hộ nếu người đó không trực tiếp có mặt và ký tên. Điều này nhằm đảm bảo tính xác thực của ý chí người yêu cầu công chứng, tránh các hành vi giả mạo, lừa đảo.
2. Các trường hợp cần có giấy ủy quyền khi công chứng giấy tờ hộ người khác
Mặc dù không được trực tiếp công chứng hộ, nhưng trong nhiều trường hợp, bạn vẫn có thể đại diện cho người thân để thực hiện một số thủ tục công chứng nhất định thông qua giấy ủy quyền. Giấy ủy quyền là văn bản pháp lý ghi nhận việc một người (bên ủy quyền) ủy quyền cho người khác (bên được ủy quyền) thực hiện một hoặc một số công việc nhân danh bên ủy quyền.
>>> Xem thêm: Danh sách phòng công chứng mới nhất ở Hà Nội sẽ giúp bạn không mất thời gian đi lại vô ích.
2.1. Trường hợp cần có giấy ủy quyền
Bạn cần có giấy ủy quyền khi thực hiện các giao dịch đòi hỏi sự định đoạt tài sản, xác lập hoặc chấm dứt quyền, nghĩa vụ nhân danh người khác. Ví dụ:
Công chứng hợp đồng chuyển nhượng, tặng cho, thế chấp nhà đất: Đây là các giao dịch liên quan đến tài sản có giá trị lớn, đòi hỏi sự định đoạt. Nếu người thân không thể có mặt để ký hợp đồng mua bán, tặng cho, thế chấp, họ phải lập giấy ủy quyền cho bạn để bạn thay mặt họ ký kết hợp đồng đó tại văn phòng công chứng. Giấy ủy quyền này cũng phải được công chứng hoặc chứng thực.
Công chứng di chúc: Di chúc là ý chí cuối cùng của người để lại tài sản. Việc lập di chúc phải do chính người lập di chúc thực hiện và ký tên trực tiếp trước mặt công chứng viên, không thể ủy quyền cho người khác lập hộ. Tuy nhiên, nếu người lập di chúc già yếu, không thể tự mình đến trụ sở công chứng, có thể yêu cầu công chứng viên đến tận nơi (khoản 2 Điều 42 Luật Công chứng 2014).
Công chứng hợp đồng ủy quyền: Khi bạn muốn được người thân ủy quyền để thực hiện một công việc cụ thể (ví dụ: ủy quyền cho bạn quản lý tài sản, tham gia tố tụng), người thân của bạn phải trực tiếp đến công chứng để ký vào giấy ủy quyền cho bạn.
Thực hiện các thủ tục hành chính liên quan đến đất đai, nhà ở: Nếu người thân không thể trực tiếp nộp hồ sơ xin cấp sổ đỏ, xin phép xây dựng, bạn cần có giấy ủy quyền để thực hiện các thủ tục này tại cơ quan có thẩm quyền.
2.2. Trường hợp không cần giấy ủy quyền khi công chứng giấy tờ hộ
Có một số trường hợp bạn có thể mang giấy tờ của người thân đi chứng thực bản sao mà không cần giấy ủy quyền. Đó là khi bạn chỉ yêu cầu sao y bản chính, và bản sao không dùng để xác lập, thay đổi hay chấm dứt quyền, nghĩa vụ của người đó.
Chứng thực bản sao từ bản chính: Bạn có thể mang bản chính giấy tờ của người thân (ví dụ: sổ hộ khẩu, giấy khai sinh, bằng cấp, giấy tờ xe) đến Phòng/Văn phòng công chứng hoặc UBND cấp xã để chứng thực bản sao. Người thực hiện chứng thực sẽ đối chiếu bản sao với bản chính, không yêu cầu người có giấy tờ phải có mặt. Điều này được quy định tại khoản 6 Điều 20 Nghị định 23/2015/NĐ-CP: “Người yêu cầu chứng thực bản sao từ bản chính phải xuất trình bản chính giấy tờ, văn bản làm cơ sở để chứng thực bản sao và bản sao cần chứng thực.”
3. Ví dụ minh họa thực tế và lời khuyên quan trọng công chứng giấy tờ hộ
Để hiểu rõ hơn về việc công chứng giấy tờ hộ người khác, hãy xem xét các ví dụ sau:
Ví dụ 1: Trường hợp cần giấy ủy quyền
Ông Nam (70 tuổi, sống ở Hà Nội) muốn tặng cho con trai là anh Bình một căn nhà ở TP.HCM. Do tuổi cao, ông Nam không tiện vào TP.HCM để ký hợp đồng tặng cho.
>>> Xem thêm: Cách tránh những sai sót thường gặp khi làm công chứng giấy tờ
Trong trường hợp này, ông Nam cần lập một giấy ủy quyền tại một Phòng Công chứng ở Hà Nội, ủy quyền cho anh Bình (hoặc một người khác) thay mặt ông thực hiện các thủ tục liên quan đến việc tặng cho căn nhà, bao gồm việc ký kết hợp đồng tặng cho tại một văn phòng công chứng ở TP.HCM. Giấy ủy quyền này phải ghi rõ phạm vi ủy quyền, quyền và nghĩa vụ của bên được ủy quyền.
Ví dụ 2: Trường hợp không cần giấy ủy quyền
Chị Hoa muốn nộp hồ sơ xin việc, trong đó cần bản sao chứng thực Giấy khai sinh của chồng để chứng minh quan hệ vợ chồng. Chị Hoa có thể mang bản chính Giấy khai sinh của chồng đến Phòng/Văn phòng công chứng hoặc UBND cấp xã để yêu cầu chứng thực bản sao. Người thực hiện chứng thực sẽ đối chiếu bản chính với bản sao, không yêu cầu chồng chị Hoa phải có mặt.
Lời khuyên quan trọng:
Luôn hỏi rõ yêu cầu: Trước khi đi công chứng, bạn nên gọi điện hoặc liên hệ trực tiếp với tổ chức công chứng hoặc cơ quan có thẩm quyền để hỏi rõ về các giấy tờ cần thiết và sự có mặt của các bên.
Phạm vi ủy quyền cụ thể: Nếu cần giấy ủy quyền, phải đảm bảo giấy ủy quyền ghi rõ ràng, cụ thể các công việc được ủy quyền để tránh tranh chấp hoặc bị từ chối thực hiện.
Tránh rủi ro pháp lý: Việc tự ý ký hoặc sử dụng giấy tờ giả mạo để công chứng hộ có thể dẫn đến hậu quả pháp lý nghiêm trọng, bao gồm tội làm giả con dấu, tài liệu của cơ quan, tổ chức hoặc tội lừa đảo chiếm đoạt tài sản.
Việc công chứng giấy tờ hộ người khác thường yêu cầu sự có mặt trực tiếp của người yêu cầu công chứng, hoặc phải có giấy ủy quyền hợp pháp đối với các giao dịch đòi hỏi sự định đoạt. Bạn chỉ có thể chứng thực bản sao từ bản chính giấy tờ của người thân mà không cần ủy quyền. Nắm rõ các quy định này và chủ động tìm hiểu thông tin sẽ giúp bạn tránh được những sai sót, rủi ro pháp lý và đảm bảo mọi giao dịch diễn ra an toàn, đúng quy định của pháp luật.
Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.
Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Cát Linh, quận Đống Đa, Hà Nội
