Công chứng xác nhận hoàn thành chương trình thực tập

Khi tham gia tuyển dụng, xin học bổng, xét hồ sơ du học hoặc làm thủ tục hành chính ở nước ngoài, ứng viên thường phải nộp bản dịch giấy xác nhận hoàn thành chương trình thực tập. Để bản dịch này có giá trị pháp lý, nhiều cơ quan yêu cầu phải thực hiện công chứng thực tập nhằm chứng thực tính chính xác giữa bản dịch và bản gốc. Việc nắm rõ hồ sơ và quy trình công chứng giúp tránh sai sót, hạn chế việc bị trả hồ sơ hoặc yêu cầu bổ sung giấy tờ. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết từ căn cứ pháp lý, hồ sơ đến quy trình thực hiện.

>>> Xem thêm: Khi nào nên đến văn phòng công chứng để tránh tranh chấp sau này?

1. Giấy xác nhận hoàn thành chương trình thực tập là gì?

hoàn thành chương trình thực tập

Giấy xác nhận thực tập là văn bản do doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức giáo dục hoặc đơn vị chuyên môn cấp để chứng minh người học đã hoàn tất thời gian thực tập theo yêu cầu. Nội dung thường bao gồm:

Thời gian thực tập;
Vị trí hoặc nhiệm vụ được giao;
Đánh giá kết quả thực tập;
Chữ ký và đóng dấu của đơn vị tiếp nhận.

Khi sử dụng cho mục đích quốc tế, giấy xác nhận thường cần dịch sang tiếng Anh hoặc ngôn ngữ khác và thực hiện công chứng bản dịch.

2. Tại sao phải công chứng bản dịch giấy xác nhận thực tập?

Theo quy định của “Luật Công chứng 2014”, việc công chứng bản dịch nhằm xác nhận:

Bản dịch chính xác, đầy đủ so với bản gốc;
Người dịch có trình độ ngôn ngữ phù hợp;
Văn bản được công chứng viên kiểm tra và đóng dấu chứng nhận.

Nhờ đó, bản dịch mới được chấp nhận trong hồ sơ xuất khẩu lao động, visa, du học, xin việc ở doanh nghiệp nước ngoài hoặc cơ quan quốc tế.

>>> Xem thêm: Lý do bạn nên làm công chứng nhà đất tại văn phòng chuyên nghiệp

3. Hồ sơ cần chuẩn bị để công chứng bản dịch giấy xác nhận thực tập

hoàn thành chương trình thực tập

Người yêu cầu công chứng cần chuẩn bị đầy đủ:

Bản gốc giấy xác nhận hoàn thành chương trình thực tập (còn nguyên vẹn).
Bản sao (nếu muốn công chứng sao y kèm theo).
Bản dịch (nếu đã dịch trước) hoặc yêu cầu văn phòng công chứng hỗ trợ dịch thuật.
CMND/CCCD/hộ chiếu để chứng minh nhân thân.
Giấy tờ chứng minh chuyên môn của người dịch (đối với trường hợp công chứng bản dịch do cộng tác viên dịch thực hiện).

>>> Xem thêm: Các tình huống nên thực hiện Di chúc tại nhà càng sớm càng tốt

4. Quy trình công chứng bản dịch giấy xác nhận thực tập

Bước 1 – Tiếp nhận và kiểm tra giấy tờ

Công chứng viên kiểm tra tính hợp lệ của bản gốc:

Dấu của đơn vị cấp có rõ ràng hay không;
Nội dung có bị chỉnh sửa, tẩy xóa;
Ngày tháng cấp còn phù hợp với yêu cầu của cơ quan tiếp nhận.

Bước 2 – Thực hiện dịch thuật

Nếu người yêu cầu chưa có bản dịch, văn phòng công chứng sẽ chuyển tài liệu cho cộng tác viên dịch thuật theo ngôn ngữ yêu cầu (Anh – Nhật – Hàn – Trung…).

Bước 3 – Công chứng bản dịch

Công chứng viên ký, đóng dấu vào bản dịch kèm lời chứng:
“Bản dịch đúng với bản chính”.

Bước 4 – Trả kết quả

Thời gian công chứng thường từ 30 phút đến 4 giờ tùy số lượng trang và ngôn ngữ dịch.

>>> Xem thêm: Các bước kiểm tra di sản trước khi tiến hành thủ tục thừa kế nhà đất

5. Lưu ý quan trọng khi công chứng thực tập

Nếu giấy xác nhận quá cũ hoặc đơn vị cấp đã giải thể, cần liên hệ cơ quan chủ quản để xin cấp lại.
Tránh sử dụng bản gốc bị nhòe mực, bong dấu, vì công chứng viên có quyền từ chối.
Bản dịch phải do người dịch có năng lực ngoại ngữ phù hợp thực hiện.
Một số hồ sơ quốc tế yêu cầu bản dịch phải được công chứng không quá 6 tháng.

6. Ví dụ minh họa thực tế

Ví dụ 1:

Bạn H chuẩn bị hồ sơ du học tại Đức, cần bản dịch tiếng Đức của giấy xác nhận thực tập tại bệnh viện. Văn phòng công chứng hỗ trợ dịch thuật và hoàn tất công chứng trong ngày. Hồ sơ được trường chấp nhận ngay.

>>> Xem thêm: Những ai không thể sử dụng dịch vụ sang tên sổ đỏ?

Ví dụ 2:

Anh Q nộp giấy xác nhận thực tập nhưng bản gốc không có dấu đỏ của công ty mà chỉ có chữ ký trưởng bộ phận. Công chứng viên từ chối vì văn bản không hợp lệ. Anh Q phải xin lại bản gốc có đầy đủ dấu pháp lý trước khi dịch và công chứng.

7. Nơi thực hiện công chứng bản dịch giấy xác nhận thực tập

Văn phòng công chứng – có cộng tác viên dịch thuật chuyên nghiệp.
Phòng tư pháp cấp huyện – chứng thực bản sao nhưng nhiều nơi không nhận công chứng bản dịch.
Một số tổ chức dịch thuật uy tín – phối hợp với công chứng viên để ký và đóng dấu hợp lệ.

Kết luận

Việc thực hiện công chứng thực tập cho bản dịch giấy xác nhận hoàn thành chương trình thực tập là yêu cầu bắt buộc trong nhiều hồ sơ quốc tế. Nắm rõ hồ sơ, quy trình và những lưu ý quan trọng sẽ giúp người dân tiết kiệm thời gian, tránh bị trả lại hồ sơ hoặc yêu cầu dịch lại.

Nếu bạn cần thông tin thêm hoặc hỗ trợ trong việc soạn thảo và công chứng hợp đồng, đừng ngần ngại liên hệ ngay với Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ. Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ công chứng với đội ngũ luật sư và công chứng viên giàu kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ bạn mọi thủ tục pháp lý cần thiết. Hãy gọi cho chúng tôi qua số điện thoại 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để nhận được sự tư vấn tận tình và chuyên nghiệp!

Các bài viết liên quan:

>>> Văn bản từ chối nhận di sản có công chứng có được rút lại không?

>>> Hậu quả pháp lý khi người thừa kế từ chối nhận di sản không đúng thủ tục

>>> Công chứng văn bản chấm dứt hợp đồng hợp đồng bảo trì – sửa chữa

>>> Lệ phí trước bạ được tính như thế nào? đối với tài sản hình thành từ dự án

>>> Mẹo tiết kiệm thời gian khi công chứng giấy tờ số lượng lớn

VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ

Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà

Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.

Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.