Trong nhiều trường hợp thực tế, người bán không thể trực tiếp có mặt để thực hiện việc ký kết hợp đồng mua bán nhà đất tại văn phòng công chứng. Điều này đặt ra câu hỏi: Có thể công chứng khi vắng mặt người bán không? Câu trả lời là: Có thể, nhưng phải tuân thủ đúng thủ tục pháp lý, đặc biệt là việc ủy quyền hợp pháp theo quy định.
⚖️ Căn cứ pháp lý liên quan đến công chứng khi vắng mặt người bán
📜 Bộ luật Dân sự 2015
Điều 562: Hợp đồng ủy quyền là sự thỏa thuận theo đó bên được ủy quyền sẽ nhân danh bên ủy quyền thực hiện hành vi pháp lý.
Điều 563: Ủy quyền có thể được lập bằng văn bản và công chứng để đảm bảo giá trị pháp lý.
📜 Luật Công chứng 2014
Điều 42: Tổ chức hành nghề công chứng được thực hiện công chứng các hợp đồng, giao dịch mà người ủy quyền không trực tiếp tham gia, nếu có giấy ủy quyền hợp lệ.
📜 Luật Đất đai 2013 – Điều 167
Người sử dụng đất có quyền ủy quyền cho người khác thực hiện thủ tục mua bán, chuyển nhượng quyền sử dụng đất nếu văn bản ủy quyền được lập đúng quy định pháp luật.
📝 Quy trình công chứng nhà đất không có mặt người bán — 5 bước cần thiết
🧾 Bước 1. Lập giấy ủy quyền hợp pháp
📑 Giấy ủy quyền cần được:
Lập thành văn bản
Công chứng hoặc chứng thực tại phòng công chứng hoặc UBND cấp xã
Ghi rõ nội dung, phạm vi ủy quyền (bán nhà, ký hợp đồng, nhận tiền…)
👉 Lưu ý: Người bán đang ở nước ngoài có thể ủy quyền qua Đại sứ quán hoặc Lãnh sự quán Việt Nam tại quốc gia cư trú.
>>> Xem thêm: Tại sao nên đến văn phòng công chứng thay vì chứng thực tại phường?
👥 Bước 2. Bên được ủy quyền chuẩn bị hồ sơ công chứng
📂 Hồ sơ bao gồm:
Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất
Giấy tờ tùy thân của bên được ủy quyền
Văn bản ủy quyền đã công chứng/chứng thực
Hợp đồng mua bán nhà đất (soạn sẵn hoặc do công chứng viên soạn)
💡 Ví dụ minh họa thực tế:
Ông Nam đang sinh sống tại Mỹ, có căn nhà tại Hà Nội. Ông lập giấy ủy quyền tại Lãnh sự quán Việt Nam tại San Francisco cho em trai là ông Minh ở Việt Nam toàn quyền bán căn nhà này. Văn bản được gửi về Việt Nam và nộp tại văn phòng công chứng để thực hiện giao dịch.
🏛️ Bước 3. Công chứng viên kiểm tra và xác minh công chứng nhà đất không có mặt người bán
✅ Công chứng viên sẽ:
Kiểm tra tính hợp lệ của văn bản ủy quyền
Đối chiếu thông tin trên giấy tờ
Tư vấn rủi ro pháp lý (nếu có)
⚠️ Nếu văn bản ủy quyền không rõ ràng, ghi sai phạm vi ủy quyền hoặc có dấu hiệu giả mạo → công chứng viên có quyền từ chối công chứng.
🖊️ Bước 4. Ký hợp đồng và ghi công chứng
🖋 Bên được ủy quyền sẽ thay mặt người bán ký hợp đồng. 📌 Trong hợp đồng công chứng phải thể hiện rõ:
“Ông/Bà A ký hợp đồng trên cơ sở được ủy quyền theo Văn bản ủy quyền số… ngày… do cơ quan… chứng thực.”
📍 Sau khi hoàn tất, công chứng viên sẽ đóng dấu, ghi rõ ngày công chứng và lưu hồ sơ theo quy định.
📬 Bước 5. Nộp hồ sơ sang tên và hoàn tất giao dịch công chứng nhà đất không có mặt người bán
Sau khi công chứng, các bên tiến hành:
Kê khai thuế tại Chi cục Thuế
Nộp hồ sơ sang tên tại Văn phòng đăng ký đất đai
Nhận Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất mang tên người mua
🚨 Những lưu ý khi công chứng nhà đất không có mặt người bán
🔐 Chỉ dùng văn bản ủy quyền còn hiệu lực (thời gian ủy quyền rõ ràng) 🧾 Không dùng giấy viết tay, giấy ký không công chứng 🌍 Nếu ủy quyền từ nước ngoài, phải hợp pháp hóa lãnh sự ⚖️ Bên nhận ủy quyền không được tự ý vượt quá phạm vi (ví dụ: định đoạt tài sản ngoài thỏa thuận)
❓ Câu hỏi thường gặp về công chứng nhà đất không có mặt người bán
❓ Có thể ủy quyền cho nhiều người cùng bán nhà không?
➡️ Có thể. Tuy nhiên cần ghi rõ quyền hạn và trách nhiệm của từng người trong văn bản ủy quyền.
❓ Người bán ủy quyền bằng giấy tay có giá trị không?
➡️ Không. Giấy tay không được pháp luật công nhận trong trường hợp chuyển nhượng bất động sản. Phải công chứng hoặc chứng thực.
❓ Có thể ủy quyền cho cả người mua ký thay không?
➡️ Không nên. Điều này có thể dẫn đến rủi ro chồng chéo về lợi ích và dễ bị tòa tuyên vô hiệu nếu có tranh chấp.
Kết luận về công chứng nhà đất không có mặt người bán
Việc công chứng nhà đất không có mặt người bán là hoàn toàn hợp pháp nếu thực hiện đúng thủ tục ủy quyền và tuân thủ quy định của pháp luật hiện hành.
Nếu bạn cần thông tin thêm hoặc hỗ trợ trong việc soạn thảo và công chứng hợp đồng, đừng ngần ngại liên hệ ngay với Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ. Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ công chứng với đội ngũ luật sư và công chứng viên giàu kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ bạn mọi thủ tục pháp lý cần thiết. Hãy gọi cho chúng tôi qua số điện thoại 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để nhận được sự tư vấn tận tình và chuyên nghiệp!
>>> Xem thêm: Phí công chứng: Tại sao bạn nên chọn văn phòng công chứng có mức phí hợp lý và dịch vụ tốt?
Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.
Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Cát Linh, quận Đống Đa, Hà Nội
