Công chứng di sản ở xa là nhu cầu ngày càng phổ biến khi người thừa kế không thể trực tiếp về địa phương để thực hiện thủ tục nhận di sản. Pháp luật đã cho phép thực hiện ủy quyền, chứng thực và làm hồ sơ từ xa nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho công dân. Việc nắm rõ quy trình, hồ sơ và cơ sở pháp lý giúp người thừa kế thực hiện đúng thủ tục, tránh rủi ro pháp lý và tiết kiệm thời gian.
>>> Xem thêm: Văn phòng công chứng có vai trò gì trong việc xác thực ý chí tự nguyện của các bên khi ký hợp đồng?
I. Khái niệm và căn cứ pháp lý về công chứng di sản ở xa 📜
1. Khái niệm
“Công chứng di sản ở xa” là việc người thừa kế thực hiện thủ tục khai nhận hoặc thỏa thuận phân chia di sản mà không cần có mặt tại nơi mở thừa kế. Hình thức này được thực hiện thông qua:
Ủy quyền hợp pháp
Công chứng ngoài trụ sở (nếu đủ điều kiện)
Hồ sơ gửi từ xa
2. Căn cứ pháp lý
Bộ luật Dân sự 2015 – Điều 613 đến Điều 659 về thừa kế.
Luật Công chứng 2014 – Điều 42, Điều 44 về công chứng ngoài trụ sở và công chứng hợp đồng ủy quyền.
Nghị định 23/2015/NĐ-CP về chứng thực giấy tờ, chữ ký, ủy quyền.
II. Quy trình công chứng di sản ở xa cho người thừa kế
1. Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ công chứng di sản ở xa
Hồ sơ thực hiện công chứng di sản ở xa gồm:
Giấy tờ chứng minh quan hệ thừa kế (giấy khai sinh, đăng ký kết hôn…)
Giấy chứng tử của người để lại di sản
Giấy tờ về tài sản (sổ đỏ, sổ hồng, giấy tờ xe…)
CMND/CCCD của người thừa kế
Giấy ủy quyền (nếu không về làm trực tiếp)
Văn bản từ chối hoặc xác nhận quyền thừa kế (nếu cần)
>>> Xem thêm: Dịch vụ làm sổ đỏ hỗ trợ người dân hoàn thiện hồ sơ đất đai đúng quy chuẩn pháp lý như thế nào?
2. Bước 2: Ủy quyền cho người đại diện 🖊️
Nếu người thừa kế ở xa không thể về địa phương, họ có thể lập hợp đồng ủy quyền tại bất kỳ tổ chức hành nghề công chứng nào trên toàn quốc.
📌 Căn cứ pháp lý: Điều 562 Bộ luật Dân sự 2015 – Hợp đồng ủy quyền.
3. Bước 3: Gửi hồ sơ về nơi có tài sản
Người thừa kế có thể gửi hồ sơ qua:
Bưu điện
Email (để kiểm tra trước)
Người được ủy quyền mang nộp
4. Bước 4: Công chứng văn bản thừa kế 🏛️
Tổ chức công chứng nơi có bất động sản hoặc nơi cư trú cuối cùng của người chết sẽ soạn thảo văn bản:
Văn bản thỏa thuận phân chia di sản
Văn bản khai nhận di sản
5. Bước 5: Nhận kết quả ✅
Người được ủy quyền nhận văn bản công chứng và gửi lại cho người thừa kế ở xa. Nếu tài sản là bất động sản, cần tiến hành thêm thủ tục sang tên tại Văn phòng đăng ký đất đai.
III. Điều kiện bắt buộc khi công chứng di sản ở xa ⚠️
1. Điều kiện về người thừa kế
Có đầy đủ năng lực hành vi dân sự
Không thuộc trường hợp bị hạn chế hoặc mất năng lực
2. Điều kiện về tài sản
Tài sản phải còn đang đứng tên người để lại di sản
Văn bản ủy quyền phải ghi đúng phạm vi: nộp hồ sơ, ký thay, nhận kết quả
Có công chứng hoặc chứng thực hợp lệ
IV. Ví dụ minh họa thực tế về công chứng di sản ở xa 📘
Trường hợp thực tế: Anh Minh đang sinh sống tại TP. Hồ Chí Minh nhưng nhận tin cha mất tại Bắc Giang, để lại căn nhà 3 tầng. Vì công việc không thể về ngay, anh thực hiện công chứng di sản ở xa theo quy trình:
Anh lập hợp đồng ủy quyền tại tổ chức công chứng tại TP. HCM, ủy quyền cho em trai ở Bắc Giang.
Gửi toàn bộ giấy tờ thừa kế + CCCD qua bưu điện về nhà.
Em trai nộp hồ sơ tại văn phòng công chứng gần nơi có tài sản.
Văn phòng công chứng soạn văn bản khai nhận di sản theo yêu cầu.
Sau 2 ngày, em trai nhận văn bản và gửi lại bản chính cho anh Minh.
👉 Nhờ quy trình này, anh Minh không phải di chuyển xa, vẫn thực hiện thừa kế hợp pháp.
V. Lưu ý quan trọng khi công chứng di sản ở xa 🔎
Kiểm tra kỹ thông tin trên giấy ủy quyền để tránh bị từ chối hồ sơ
Không ký trước vào giấy tờ gửi đi
Nếu có người thừa kế ở nước ngoài, cần chứng nhận lãnh sự
Nên kiểm tra trước qua Zalo/email để tránh sai sót
Kết luận ✅
Công chứng di sản ở xa là giải pháp thuận tiện, hợp pháp và tiết kiệm thời gian cho người thừa kế không thể có mặt trực tiếp tại nơi mở thừa kế. Chỉ cần chuẩn bị đúng hồ sơ, lập ủy quyền hợp lệ và tuân thủ quy trình theo Luật Công chứng và Bộ luật Dân sự, người thừa kế hoàn toàn có thể nhận di sản một cách minh bạch, an toàn và nhanh chóng.
Nếu bạn cần thông tin thêm hoặc hỗ trợ trong việc soạn thảo và công chứng hợp đồng, đừng ngần ngại liên hệ ngay vớiVăn phòng công chứng Nguyễn Huệ. Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ công chứng với đội ngũ luật sư và công chứng viên giàu kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ bạn mọi thủ tục pháp lý cần thiết. Hãy gọi cho chúng tôi qua số điện thoại 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để nhận được sự tư vấn tận tình và chuyên nghiệp!
Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.
Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Cát Linh, quận Đống Đa, Hà Nội
