So sánh công chứng và chứng thực giấy tờ – Nên chọn hình thức nào?

Công chứng và chứng thực là hai hình thức xác nhận giá trị pháp lý của giấy tờ phổ biến trong các giao dịch dân sự và hành chính. Tuy nhiên, không ít người vẫn nhầm lẫn giữa hai khái niệm này, dẫn đến việc chọn sai hình thức, gây tốn thời gian và chi phí không cần thiết. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ sự khác nhau giữa công chứng và chứng thực, dựa trên quy định pháp luật và ví dụ thực tế.

 >>> Xem thêm: Đừng để rủi ro khi làm hợp đồng, hãy đến với văn phòng công chứng đáng tin cậy nhất.

1. Khái niệm công chứng và chứng thực theo pháp luật

1.1. Công chứng là gì?

Căn cứ khoản 1 Điều 2 Luật Công chứng 2014, công chứng là việc công chứng viên chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch dân sự bằng văn bản, hoặc bản dịch, theo yêu cầu của cá nhân, tổ chức.

Nói cách khác, công chứng giúp xác lập giá trị pháp lý cho các hợp đồng, giao dịch có nội dung pháp lý quan trọng như mua bán nhà đất, cho thuê tài sản, di chúc…

1.2. Chứng thực là gì?

Theo Điều 2 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, chứng thực là việc cơ quan nhà nước có thẩm quyền (thường là UBND xã, phường hoặc phòng tư pháp) xác nhận bản sao là đúng với bản chính, xác nhận chữ ký, hợp đồng, giao dịch.

Chứng thực được dùng phổ biến trong các thủ tục hành chính như xin việc, du học, làm hộ chiếu, v.v.

2. So sánh công chứng và chứng thực

2.1. Về thẩm quyền thực hiện

• Công chứng do công chứng viên thực hiện tại các văn phòng công chứng, phòng công chứng.

• Chứng thực do Ủy ban nhân dân cấp xã, phòng tư pháp cấp huyện, hoặc cơ quan lãnh sự Việt Nam ở nước ngoài thực hiện.

Ví dụ: Anh A muốn công chứng hợp đồng mua bán nhà thì phải đến văn phòng công chứng, còn chị B cần chứng thực bản sao bằng đại học để xin việc thì có thể đến UBND phường nơi cư trú.

 >>> Xem thêm: Đừng để bị từ chối hồ sơ vì thiếu giấy tờ trong thủ tục chứng thực chữ ký.

2.2. Về giá trị pháp lý

• Công chứng có giá trị chứng minh và bắt buộc thực hiện với một số loại hợp đồng theo quy định pháp luật (như mua bán bất động sản, tặng cho nhà, lập di chúc…).

• Chứng thực chỉ xác nhận tính chính xác của bản sao hoặc chữ ký, không xác định nội dung hợp đồng có đúng luật hay không.

Ví dụ: Hợp đồng mua bán nhà đất nếu chỉ chứng thực chữ ký sẽ không có giá trị pháp lý về mặt chuyển quyền sở hữu, phải công chứng mới có hiệu lực.

2.3. Về phạm vi áp dụng

• Công chứng áp dụng với hợp đồng, giao dịch dân sự có giá trị pháp lý cao, đòi hỏi sự xác minh, giải thích kỹ của công chứng viên.

• Chứng thực thường áp dụng với giấy tờ cá nhân, bản sao, văn bản đơn giản.

 >>> Xem thêm: Công chứng giấy tờ định cư, du học – Cần chuẩn bị hồ sơ gì?

2.4. Về thủ tục và thời gian thực hiện

• Công chứng yêu cầu hồ sơ đầy đủ, có kiểm tra tính pháp lý kỹ hơn, thời gian thực hiện có thể lâu hơn (thường trong ngày).

• Chứng thực thủ tục đơn giản hơn, chỉ cần bản chính và bản sao, thường hoàn thành trong vòng vài phút đến 1 giờ.

2.5. Về chi phí công chứng và chứng thực

• Phí công chứng được quy định cụ thể theo biểu phí và phụ thuộc vào giá trị tài sản hoặc loại văn bản.

• Phí chứng thực thường thấp hơn nhiều, tính theo số trang hoặc văn bản, không phụ thuộc giá trị tài sản.

3. Nên chọn công chứng hay chứng thực?

3.1. Công chứng và chứng thực: Trường hợp nên công chứng

• Hợp đồng mua bán, tặng cho bất động sản.

• Di chúc (nên công chứng để tránh tranh chấp).

• Văn bản ủy quyền có giá trị lớn hoặc thời hạn dài.

Ví dụ: Nếu bạn mua một mảnh đất, việc công chứng hợp đồng là bắt buộc để được sang tên tại văn phòng đăng ký đất đai.

3.2. Công chứng và chứng thực: Trường hợp chỉ cần chứng thực

• Bản sao giấy tờ để nộp hồ sơ (bằng cấp, CCCD…).

• Đơn xin việc, lý lịch, cam kết cá nhân.

• Chứng thực chữ ký trong đơn xin nghỉ học, đơn khiếu nại…

Ví dụ: Bạn nộp hồ sơ xin visa du học cần chứng thực bản sao hộ chiếu và bằng tốt nghiệp, không cần công chứng.

 >>> Xem thêm: Công chứng giấy tờ liên quan đến trẻ em: Quy định đặc biệt

4. Một số lưu ý quan trọng

• Không dùng chứng thực để thay thế công chứng trong các hợp đồng có giá trị chuyển nhượng tài sản.

• Nên hỏi kỹ cơ quan tiếp nhận hồ sơ cần công chứng hay chứng thực để tránh làm sai.

• Trường hợp cần xác minh tính pháp lý sâu (như di chúc, hợp đồng vay tài sản), nên chọn công chứng.

 >>> Xem thêm: Đăng ký làm công chứng giấy tờ online ngay hôm nay để trải nghiệm tiện lợi

5. Kết luận

Công chứng và chứng thực là hai hình thức hoàn toàn khác nhau về giá trị pháp lý, thẩm quyền và mục đích sử dụng. Việc lựa chọn đúng hình thức không chỉ giúp bạn tiết kiệm thời gian và chi phí, mà còn đảm bảo giao dịch được pháp luật bảo vệ. Trong các trường hợp liên quan đến nhà đất, di chúc, hợp đồng dân sự lớn – công chứng là phương án an toàn hơn. Còn với nhu cầu hành chính thông thường, chứng thực là đủ.