Trong hoạt động doanh nghiệp, việc công ty vay tiền của giám đốc hoặc giám đốc vay tiền của công ty không phải là chuyện hiếm. Tuy nhiên, đây là giao dịch có yếu tố nội bộ nhạy cảm, dễ phát sinh tranh chấp, thuế, và trách nhiệm pháp lý nếu không được thực hiện đúng luật. Vậy làm hợp đồng vay tiền nội bộ doanh nghiệp như thế nào để vừa rõ ràng, vừa đúng quy định? Bài viết này sẽ hướng dẫn cụ thể cách soạn và những lưu ý quan trọng.
>>> Xem thêm: Những điều khoản tưởng vô hại nhưng có thể “đánh bại” bạn trong Hợp đồng vay tiền.
Căn cứ pháp lý áp dụng
“Điều 132, Điều 162, Điều 167 Luật Doanh nghiệp 2020”
“Điều 463 Bộ luật Dân sự 2015 – Hợp đồng vay tài sản”
“Luật Quản lý thuế 2019”
“Luật Kế toán 2015”
“Luật Công chứng 2024”
Vay tiền nội bộ doanh nghiệp là gì?
Vay tiền nội bộ doanh nghiệp là hình thức vay giữa các bên có quan hệ quản lý trong nội bộ công ty, như:
Giám đốc vay tiền từ công ty
Công ty vay tiền từ giám đốc
Các thành viên góp vốn, cổ đông vay hoặc cho công ty vay
➡️ Đây là hình thức pháp luật không cấm, nhưng cần đảm bảo công khai, minh bạch, đúng thẩm quyền và quy trình.
Hướng dẫn ghi hợp đồng vay giữa công ty và giám đốc
1. Xác định tư cách các bên
Nếu công ty vay giám đốc: Người đại diện theo pháp luật của công ty ký với tư cách bên vay.
Nếu giám đốc vay công ty: Cần có nghị quyết đồng ý từ Hội đồng thành viên/Hội đồng quản trị, tránh xung đột lợi ích.
📌 Trích dẫn:
“Điều 167.2 Luật Doanh nghiệp 2020: Thành viên hợp danh, Giám đốc… khi giao dịch với công ty phải được chấp thuận của các thành viên/cổ đông không có lợi ích liên quan.”
2. Ghi rõ nội dung hợp đồng vay
Các mục bắt buộc gồm:
Thông tin đầy đủ hai bên
Mục đích vay
Số tiền vay
Thời hạn vay
Lãi suất (nếu có)
Phương thức trả nợ
Bảo đảm nghĩa vụ (nếu có)
Chữ ký, xác nhận của người có thẩm quyền
📌 Trích dẫn:
“Điều 463 Bộ luật Dân sự 2015: Hợp đồng vay tài sản là sự thỏa thuận trong đó bên cho vay giao tài sản… bên vay có nghĩa vụ hoàn trả và lãi (nếu có).”
3. Tránh nhầm lẫn thu nhập – vốn góp
Khi giám đốc cho công ty vay, phải ghi rõ là “vay tiền”, không nhầm với việc góp vốn, tránh rắc rối về chế độ thuế và trách nhiệm tài chính sau này.
Ví dụ minh họa:
Một giám đốc góp 1 tỷ đồng cho công ty mà không làm hợp đồng vay, không ghi rõ mục đích, về sau khi công ty giải thể lại không được hoàn trả vì bị cho là “góp vốn không đăng ký”.
>>> Xem thêm: Làm hợp đồng mua bán nhà đất tại văn phòng công chứng có đảm bảo không?
Lưu ý khi công chứng hợp đồng vay tiền nội bộ doanh nghiệp
✅ Trường hợp nên công chứng:
Số tiền vay lớn
Hợp đồng dài hạn
Có yếu tố tranh chấp tiềm ẩn
Căn cứ theo “Điều 42 Luật Công chứng 2024”:
“Văn bản vay mượn tài sản có thể được công chứng để đảm bảo tính pháp lý, trừ trường hợp pháp luật bắt buộc công chứng.”
>>> Xem thêm: Cách phân biệt sổ đỏ thật giả qua việc kiểm tra sổ đỏtại văn phòng công chứng
Ghi chú sổ sách và thuế
Phải ghi nhận trên sổ sách kế toán của doanh nghiệp
Nếu có lãi suất, cần kê khai thuế thu nhập cá nhân hoặc thuế thu nhập doanh nghiệp theo quy định
Nếu không lãi, ghi rõ trong hợp đồng để tránh bị truy thu thuế do nhầm là thu nhập phát sinh
Trường hợp rủi ro thường gặp
Không có nghị quyết đồng ý của hội đồng => Hợp đồng bị vô hiệu
Không có công chứng => Khó chứng minh nếu tranh chấp
Bên vay mất khả năng trả => Không xử lý được vì quan hệ nội bộ thiếu chứng cứ
Kết luận
Việc lập hợp đồng vay tiền giữa công ty và giám đốc là hợp pháp nếu tuân thủ đầy đủ quy định pháp luật. Để tránh phát sinh tranh chấp, hãy ghi rõ các điều khoản, có chữ ký của các bên có thẩm quyền và tốt nhất nên công chứng hợp đồng.
Nếu bạn cần thông tin thêm hoặc hỗ trợ trong việc soạn thảo và công chứng hợp đồng, đừng ngần ngại liên hệ ngay với Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ. Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ công chứng với đội ngũ luật sư và công chứng viên giàu kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ bạn mọi thủ tục pháp lý cần thiết. Hãy gọi cho chúng tôi qua số điện thoại 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để nhận được sự tư vấn tận tình và chuyên nghiệp!
Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.
Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Cát Linh, quận Đống Đa, Hà Nội
